Fuente: Elaboración propia
La realidad es que hacemos planes para casi todo: las cosas importantes no las queremos dejar al azar. Cuando queremos que alguna cosa salga bien o cuando abordamos algo por primera vez, hacemos un Plan. Sin embargo, a menudo en nuestra empresa no tenemos un Plan Estratégico Agile.
Muchas veces es debido al propio estrés que llevamos. De alguna manera, el día a día no nos deja elevar la mirada para trasladarnos al medio y largo plazo. Estamos ocupados con la inmediatez, un problema muy actual que podría llegar a quemarnos.
¿Qué hacer para combatir la constante sensación de urgencia que nos invade?
¿Qué hacer para cambiar la sensación de no tener tiempo?
Planificar es una solución
La planificación define los caminos (Líneas Estratégicas), cuantifica los objetivos, para, logro a logro, avanzar hacia una meta más grande. Prioriza y ordena, priorizando.
La planificación logra que tengamos una visión global de la situación a medio plazo. Ello nos permite priorizar, concentrar esfuerzos, delegar, discernir lo urgente de lo importante, y, en definitiva, tomar decisiones con tranquilidad.
Fases de un Plan Estratégico Agile
Diagnosis 360º
Muchas veces queremos saltarnos esta parte aduciendo que ya se lo que necesito. A pesar de que uno puede ser la persona que más sabe de su empresa, contrastar con los otros aporta una visión más amplia, corroborando, matizando e incluso corrigiendo lo que pensábamos que era cierto.
Diseño: Líneas Estratégicas
Una vez sabemos gracias al diagnóstico cuál es el punto de partida, hemos de definir a dónde queremos llegar en un plazo de dos, máximo tres años. Planificaciones mayores hoy en día, con el escenario cambiante que tenemos, no tienen sentido.
La fase de diseño ha de especificar las líneas a trabajar (Líneas estratégicas), los objetivos anuales y los equipos y líderes que habrán de ejecutarlos.
La clave para definir unos buenos objetivos es que sean ambiciosos, pero al tiempo asumibles. Tendremos que dotar de herramientas e instrumentos a nuestro equipo para que los objetivos sean posibles.
Esta fase ha de incluir un cronograma además de cuantificar cada una de las metas parciales a conseguir.
Implementación
En esta fase es clave ayudar al equipo para que consiga sus propias metas. No se trata de dar la solución si no entrenarles para que sean capaces de buscarla y encontrarla.
También es clave que el plan tenga métricas trimestrales y mensuales que permitan evaluar el grado de cumplimiento y la toma rápida de medidas correctoras: adelantarnos con flexibilidad y agilidad, nos dará ventaja competitiva.
Puntos clave
- Todo plan agile tiene que incluir en su estructura los objetivos, acciones, herramientas, responsable y equipo, y tiempo de ejecución.
- Los planes de trabajo se pueden/deben implantar en cualquier área de la empresa, aunque es conveniente que sean transversales: que en ellos participen formando equipo diferentes departamentos y visiones de la empresa.
- La implementación de los planes debe estar reflejada en un cronograma con resultados trimestrales y mensuales.
El plan de trabajo de una empresa se caracteriza por la planificación. Por ello, una de las principales ventajas es saber organizar a los equipos de trabajo de forma eficiente. Otras de las ventajas son:
- Evaluar cómo es la situación de la empresa e identificar posibles problemas o errores en ciertos procesos para ponerles solución.
- Organizar acciones de forma eficaz para ser más productivos. Es decir, cada miembro de la empresa sabe qué hacer en cada momento y de qué manera.
- Administrar los recursos con los que cuenta la empresa.
- Garantizar el compromiso de los empleados y hacer un seguimiento de sus tareas.
- Ganar en productividad.
Consejo: Qué debemos evitar en nuestra planificación agile
Exceso
Quedarnos demasiado tiempo en la fase de diagnóstico por un exceso de perfeccionismo que haga peligrar nuestro plan. Hemos de poner límites en tiempo a cada fase:
“Lo perfecto es enemigo de lo bueno” célebre frase de Voltaire
Demasiado voluntarismo, o lo que es lo mismo, ya sea por insuficientes capacidades y medios individuales y colectivas puede llevar a desanimar al equipo (Burnout).
Falta de priorización
Un exceso de planes puede ser la consecuencia de no priorizar. Un exceso de planes, exceso de diagnósticos, superposición de planes. Una superposición de planes puede ser el resultado de una falta de comunicación y/o de transparencia de la información.
Análisis fragmentado que provoca desconexión con la realidad y falta de pragmatismo.
Poca participación real, insuficiente apropiación local.
Objetivos insuficientemente definidos.
Plan Estratégico Agile, ¿Por qué es importante?
Desde mi punto de vista, os transmito las razones que justifican tener un Plan.
Enfocarnos
Planificar nos permite trazar los objetivos que queremos conseguir y enfocarnos en su consecución.
Compartir
Tener un plan por escrito permite comunicarlo y compartirlo de manera que el equipo se alinee en la consecución de los objetivos.
Planificar permite prevenir problemas que se pudieran presentar o, en su defecto, tener tiempo para solucionar y sobreponerse ante cualquier contratiempo que surja fuera de lo establecido. Los planes deben ser ágiles y flexibles. El entorno actual, de mucha incertidumbre, nos obliga a ello.
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