Planificar y gestionar reuniones ha sido, y sigue siendo, un tema de continuo debate. Nadie es indiferente a ellas: tienen defensores y también detractores.

Quizás vale la pena, de vez en cuando, replantear qué tipo de reuniones necesita mi organización y la cadencia de las mismas.

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Gráfico 1: Planificación anual de reuniones (Elaboración propia)

¿Qué reuniones debo tener y cada cuando deben celebrarse?

Tal como vemos en el cuadro siguiente (gráfico 2) podríamos distinguir 5 tipos de reunión que hemos ordenado en dos ejes:

  • Según su nivel ejecutivo
  • Dependiendo del número de participantes

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Gráfico 2: Tipologías de reuniones (Elaboración propia)

Según sea el tipo de reunión, sus objetivos y sus características serán diferentes. Por ejemplo, las de Comité de Dirección son radicalmente distintas a las de Brainstorming. Las primeras son más ejecutivas y en ellas participan menos personas; en las segundas, las consultivas, participan más personas y tienen por objetivo compartir opiniones.

Vale la pena que el equipo visualice todas las reuniones (ver gráfico 1), asista o no a las mismas, para entender mejor para qué sirve cada una y porqué los participantes y la cadencia varían en cada una de ellas. Así contribuiremos a que sean eficaces.

Algunas causas que las hacen ineficaces

  • Creer que asistir es un tema de status y/o de nivel de autoridad

  • Duplicadas

  • Excesivas

  • Pocas

  • Poco preparadas

  • Reuniones destructivas

Algunos de los aspectos positivos de las reuniones

  • Mejoran la comunicación transversal
  • Potencian la inteligencia colectiva
  • Mejoran el team building
  • Propician un mayor entendimiento de la estrategia de la compañía

Es cierto que son difíciles de gestionar, sobretodo para el coordinador. Cuando los participantes no ayudan, éstas aun se hacen mas difíciles de gobernar y baja su eficacia y eficiencia.

Como dijo Oprah Winfrey:

“I believe luck is preparation meeting opportunity. If you hadn’t been prepared when the opportunity came along you wouldn’t have been lucky.”

Si te ha interesado este post, puedes ver cómo fijar tus objetivos profesionales de cara este año en este post: “Mis objetivos profesionales para el año 2024“.

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