Priorizar nuestra actividad profesional hoy se ha vuelto más necesario que nunca. El tiempo es uno de los principales recursos limitados y es fundamental poder gestionarlo.
Uno de los factores que caracteriza el momento en que vivimos es la cantidad de información que recibimos, la cantidad de gestiones que hemos de hacer, la cantidad de cuestiones a las que hemos de dar respuesta. Sólo atendiendo las redes sociales y contestando mails nos podríamos pasar el día entero. Si además le sumamos que hemos de gestionar los equipos, relacionarnos y hacer networking para ser visibles y encontrar aliados, sin olvidar atender las obligaciones personales, o aprendemos a priorizar o avanzaremos como un barco a la deriva, sin dirección ni propósito.
Cuando se nos acumulan las obligaciones y nos dominan en vez de dominarlas nosotros a ellas, nos abrumamos y perdemos el control. Lo peor que nos puede pasar.
La priorización de las tareas es una herramienta que actúa como elemento discriminador, guiándonos en nuestra lista de quehaceres.
Una gestión eficiente del tiempo nos permitirá conducir nuestro trabajo equilibradamente y con calidad.
Priorizar: Métodos
Llevar una agenda
Aunque parezca obvio, la agenda es básica y, sobre todo lo es usarla.
Algunos consejos:
- Diferenciar tareas personales de profesionales
- Establecer calendario de tareas fijas
- Poner colores o letras según prioridad.
Clasifica cada tarea, por ejemplo, de la A a la E, siendo A la más importante y la E la menos importante. Esta clasificación ayuda a todos a comprender las expectativas y proporciona una hoja de ruta clara para abordar las tareas. Si bien este método no tiene en cuenta la urgencia, podríamos considerarlo cuando debatamos hasta qué punto es importante algo.
Prioriza lo difícil
Empieza por lo que más te cueste. Esto sirve también para organizar el orden del día de una reunión. Primero lo difícil, luego lo fácil. Eliminar lo que te preocupa te deja concentrarte en otros temas y comenzar el día sintiéndonos productivos y realizados. El resto del día también se nos hará más fácil ya que no estaremos “evitando” ninguna tarea compleja y desalentadora.
Elige cada día 1 o 2 temas importantes. El método MIT
Consiste en elegir un par de proyectos cada día, y cada semana que sean más importantes y prestarles la máxima atención. Una vez que los cumplimos, nos liberamos para trabajar en lo que deseemos y en cualquier orden. Este método es válido cuando no tenemos muchas tareas diarias urgentes.
Cómo priorizar según la importancia y la urgencia
Evaluar cada tarea en base a estos dos conceptos, importancia y urgencia, nos ayudará a priorizar.
Muchas veces confundimos en el día a día estos conceptos: responder el correo electrónico de un cliente puede ser urgente, pero tal vez no sea tan importante como una entrega comprometida para una fecha. Reconocer las diferencias es la clave.
Importante
Una cuestión importante destaca por su relevancia, su interés o su impacto. En general afecta a toda la organización.
Urgente
Una cuestión urgente se caracteriza por su necesidad inmediata o las consecuencias de no atenderla a tiempo. En general sólo afecta a la persona que lo plantea.
Priorizar gracias al método de la matriz para la gestión del tiempo
Os recomendamos la matriz para gestión del tiempo de Stephen R. Covey (1932-2012), profesor de administración de empresas en la Universidad Brigham Young y en la Universidad Estatal de Utah.
Fuente: Elaboración propia
En este artículo de Carlos Coloma encontraréis más información sobre cómo utilizarla.
Algunos ejemplos:
Realizar ya
Tareas urgentes e importantes como puede ser un informe para un cliente o una factura que nos conviene cobrar.
Programar
Tareas importantes y no urgentes, como un cronograma del proyecto que vence en quince días.
Delegar
Aquello que no es urgente pero sí importante para hacer nuestro trabajo como podría ser reservar una sala de reuniones o comprar material para la oficina.
Descartar, eliminar
Las tareas que no son ni urgentes ni importantes como contestar una encuesta online que nos han enviado y que no hemos pedido.
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