Algunas estadísticas dicen que, como media, los trabajadores de una empresa desperdician un 20% de su tiempo asistiendo a reuniones ineficaces 1. Otros estudios nos dicen que el 73% de los asistentes utilizan ese tiempo para hacer otros trabajos. Seguramente estos últimos datos se han disparado con el incremento de las videoconferencias.
Muchas empresas son conscientes de que llevan a cabo reuniones ineficaces. Sin embargo, la mayoría de las veces lo continúan haciendo ya que se cree que es imposible cambiar esas costumbres.
Tener un protocolo para las reuniones facilita en gran medida la labor del moderador@; lo tenemos para otros temas, éste que nos ocupa tanto tiempo, también se lo merece.
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Cómo transformar reuniones ineficaces en eficaces
A modo de recordatorio, os indicamos los principales temas a tener en cuenta a la hora de dirigir o asistir a una reunión de dirección:
- Empoderar al moderador@ de la reunión para que pueda conducir la misma. Por ejemplo, en la gestión de los turnos de palabra, hay algunos asistentes que suelen hablar más que los demás, provocando así que otros no puedan intervenir.
- Convocar la reunión con tiempo y enviar el orden del día. Evitar incluir de forma espontánea, y sin estar preparados, otros puntos durante la reunión.
- Algunas estadísticas dicen que como máximo una reunión debe durar 2 horas para que los asistentes no pierdan la concentración necesaria.
- Invertir el tiempo de la reunión para el debate y, en su caso, la toma de decisiones. Para evitar perder el tiempo exponiendo los temas del orden del día, los ponentes deben enviar los documentos antes de la reunión y así todos los asistentes podrán analizarlos previamente.
- Las reuniones deben empezar y acabar a la hora prevista. Por ello, las personas que lleguen tarde sin causa justificada no deberían entrar. Estaréis de acuerdo conmigo, los que llegan tarde a las reuniones siempre son l@s mism@s.
- Conviene empezar con los puntos más importantes y relevantes. Otros se tratarán si queda tiempo: priorizar los temas es básico mientras nos acostumbramos a administrar los tiempos de la reunión.
- El moderador@ deber recordar a los asistentes, antes de que empiece la reunión, que tengan los móviles en modo avión e intenten no contestar e-mails. Debe también avisar que, si llama alguien o recibimos una visita inesperada, comuniquen que estamos reunidos.
- Antes de que finalice la reunión el moderador@ debe hacer un breve resumen de ésta, especificando los temas aprobados y las personas encargadas de su implementación. Así mismo, debe especificar el tiempo límite de realización y los recursos necesarios. Muchas veces salimos de las reuniones sin saber lo que finalmente se ha decidido, ni quién debe hacer qué.
- Convocar, si es posible, la próxima reunión para que los asistentes bloqueen su agenda.
- Una vez acabada la reunión, el moderador debe enviar un pequeño recordatorio de los temas aprobados y pendientes. Evitar las actas, sólo titulares, evitaremos burocracia.
Seguro que hay otros temas a considerar. Os invito a escribirlos en nuestra página de LinkedIn.
Para romper esta inercia de mantener reuniones ineficaces, deberíamos incorporar un kpi que mida la ineficacia de estas. Nos ayudará a cuantificar económicamente la magnitud del problema en cada empresa.
Si te ha interesado, visita nuestro anterior post sobre cómo empoderar a nuestro equipo y en nuestro grupo de LinkedIn encontrarás contenido de valor.
1 Meetings are not free. Según expone el Wharton Center for Applied Research en su informe Better Business Meetings, un empleado medio desperdicia 31 horas mensuales en reuniones ineficaces. Libros sobre esta cuestión hay muchos. “Reuniones que matan” del autor Patrick Lencioni, es uno de ellos. Lencioni defiende que la preparación previa por parte de todos los asistentes y la delimitación de los temas a tratar es lo que puede convertir una reunión en algo entretenido, estimulante y, sobre todo, útil.