La gestión del tiempo sigue siendo un tema de gran interés y de difícil gestión para todas las personas, y especialmente para directiv@s y pre-directiv@s que deben optimizar tanto su tiempo como el de los equipos que dirigen.

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Aunque no disponemos de estadísticas, en una gran mayoría de empresas hemos observado que, en general, directiv@s y pre-directiv@s cuando durante la pandemia han estado al 100% en teletrabajo, han invertido más horas que cuando lo hacían de forma presencial. Ello ha producido bastante insatisfacción y cierta saturación del teletrabajo.

Se nos ocurren varios motivos que pueden justificar esta situación:

Falta de experiencia

Por no haber trabajado antes en teletrabajo y especialmente, de forma intensa. Nos hemos tenido que adaptar a un sistema de manera forzada y sin el tiempo de adaptación necesario.

No disponer de una agenda propia

Planificar las actividades en nuestra agenda. Cuando estamos en la oficina, tenemos ya unas reuniones programadas, horarios de comida, etc., que nos ayudan a planificar nuestra jornada. En cambio, en teletrabajo tenemos menos referencias y más libertad. Cada uno se ha adaptado a sus nuevas necesidades solapando muchas veces el ámbito privado-doméstico con el público-laboral resultando una agenda conjunta imposible de coordinar.

El tiempo

Cuando utilizamos el tiempo en transporte (o parte del mismo) lo hemos invertido en trabajar. Esos tiempos “perdidos” nos ayudaban a desestresarnos haciendo una función necesaria de transición entre uno y otro mundo. La inexistencia de esa separación nos ha ayudado a solaparlos.

No nos fijamos una hora de tiempo de finalización del trabajo

Olvidamos respetar las horas de comida, ni realizar pequeños descansos sin pantalla, concretar el tiempo para llamadas personales, etc. En ello influyen tanto en los jefes como los colaboradores. Han desaparecido los límites y también las rutinas que ordenan nuestra vida.

Falta de experiencia en gestionar reuniones por videollamadas

Contamos con horarios más densos que las presenciales. El medio ritual requiere de unas pautas y comportamientos a los que no estábamos la mayoría habituados; no debemos abordar reuniones de este tipo como si fueran presenciales.

Mayor tiempo en redes sociales

Permanecemos por demás, en redes de ocio y aplicaciones.

Gran oferta y demanda para asistir a video conferencia, webinars, etc.

Sin valorar a veces el grado de interés que pueden tener. Se empiezan muchos webinars pero la tasa de desconexión antes de su finalización es elevada. La gran cantidad de oferta atractiva y novedosa asequible nos hace querer abarcar más de los que necesitamos y nos conviene. Necesitamos ser más críticos, selectivos y exigentes no sólo con nuestro tiempo sino también con las necesidades de formación e información que precisamos.

Crear nuevas rutinas y compartirlas para conseguir tiempo

En un modelo hibrido, donde puede ir variando la intensidad del teletrabajo, dependiendo de la evolución de la pandemia y de las políticas de cada empresa, sugerimos tener en cuenta lo siguiente:

Establecer una rutina y horario de trabajo y compartirla

A esta rutina se le han de añadir sus micro descansos, horas de comida, etc.

Planificar el tiempo a una semana vista (día y hora)

Compartir entre jefes y colaboradores todas las reuniones, las videollamadas, entrega de informes, etc. de tal forma que compaginemos la libertad de horario que da el teletrabajo, con la concreción del mismo cuando tengamos de interactuar con otras personas.

Calendarizar diariamente el tiempo y horario

Esto permite atender las redes sociales profesionales y webinars. En el caso de estas ultimas y sobretodo las que son gratuitas, asistir a las que realmente tengan interés y en las que los ponentes sean de la calidad deseada. El tiempo dedicado a los webinars muchas veces hay que recuperarlo trabajando más horas y reduciendo nuestro tiempo de ocio y descanso. Vale la pena informarse previamente.

La pantalla cansa más que cuando trabajamos sin ella

Dosificar su uso combinándola, por ejemplo, con llamadas telefónicas.

Seguro que hay muchas más, lo importante es que cada uno tenga una rutina diaria y que la comparta con las personas con las que trabaja para respetar y organizarse eficientemente. Pero también es crucial tener claro tanto nosotros, como el resto del equipo, lo que es importante y lo que es urgente para poder planificarnos mejor. A nivel recordatorio se podría definir así:

Qué es importante

Aquellos temas más relevantes de una empresa: los que afectan a la mayoría de sus empleados, a los clientes, al cumplimiento de la propuesta de valor, a los valores, y sobre todo, a los objetivos generales.

Nunca hay suficiente tiempo para hacerlo todo, pero siempre hay suficiente tiempo para hacer lo importante, Brian Tracy

Qué es urgente

Generalmente, son temas relevantes para una sola persona/s o departamento/s que no aportan suficiente valor para la consecución de los objetivos generales de la empresa y, además, desplazan la atención y la gestión de los temas importantes

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